BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sebagai makhluk sosial, manusia membutuhkan orang lain dalam maenjalani kehidupan. Keterbatasan yang dimiliki oleh manusia menuntut adanya kerja sama dengan orang lain untuk mencapai sutau tujuan atau lebih dikenal dengan organisasi. Organisasi merupakan suatu sistem yang terdiri dari sekelompok orang yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Terbentuknya organisasi didasari dengan adanya tujuan yang ingin dicapai oleh sekelompok orang. Setiap orang yang terjun dalam dunia organisasi memiliki latar belakang, kebiasaan, keahlian dan kemampuan yang berbeda-beda yang akan berpengaruh besar terhadap organisasi. Maka dari itu, untuk keefektifan sebuah organisasi perlu adanya manajemen dalam mengatur perbedaan-perbedaan yang dibawa oleh masing-masing individu.
Pada hakikatnya, perbedaan-perbedaan yang dimiliki oleh setiap individu dapat mendatangkan keuntungan bagi sebuah organisasi. Karena salah satu prinsip organisasi adalah pembagian kerja, maka perbedaan tersebut akan berpengaruh pada pembagian kerja. Setiap orang yang mengerjakan tugas sesuai dengan keahlian mereka, membuat organisasi lebih efektif karena tidak ada kerancuan dan lempar tanggung jawab atas suatu tugas atau pun pekerjaan. Pembagian kerja atau lebih dikenal dengan spesialisasi harus jelas dari manajer kepada bawahan agar tujuan organisasi dapat berjalan secara efektif.
B. Rumusan Masalah
a. Apa pengertian organisasi perkantoran ?
b. Bagaimana ciri-ciri organisasi perkantoran ?
c. Apa prinsip organisasi perkantoran ?
d. Bagaimana sentralisasi dan spesialisasi organisasi perkantoran?
C. Tujuan
a. Menjelaskan pengertian organisasi perkantoran.
b. Menjelaskan ciri-ciri organisasi perkantoran.
c. Menjelaskan prinsip organisasi perkantoran.
d. Menjelaskan sentralisasi dan spesialisasi perkantoran.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Organisasi
Pengertian organisasi dapat dilihat dari beberapa pendapat para ahli. Menurut Cheser I. Barnard, sebagaimana dikutip oleh Sutarto, mengemukakan bahwa organisasi adalah suatu sistem tentang aktivitas-aktivitas kerja sama dari dua orang atau lebih sesuatu yang tak berujud dan tak bersifat pribadi, sebagian besar mengenai hal-hal hubungan.[1]
Menurut William G. Scott, organisasi adalah suatu sistem mengenai aktivitas-aktivitas yang dikoordinasikan dari sekelompok orang yang bekerja sama ke arah suatu tujuan bersama dibawah wewenang dan kepemimpinan.[2]Michael J. Jucius, mengemukakan bahwa istilah organisasi dipakai untuk menunjukkan pada suatu kelompok orang yang bekerja dalam hubungan yang saling bergantung ke arah tujuan atau tujuan-tujuan bersama. Sedangkan menurut Joseph L. Massie, organisasi akan dirumuskan sebagai struktur dan proses kelompok orang yang bekerja sama yang membagi tugas-tugasnya diantara para anggota, menetapkan hubungan-hubungan, dan menyatukan aktivitas-aktivitas kea rah tujuan-tujuan bersama.[3]
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah suatu wadah atau sistem yang terdiri dari sekelompok orang yang saling bekerja sama dan sama kerja untuk mencapai tujuan bersama. Dari definisi mengenai organisasi diatas, dapat ditemukan adanya tiga faktor yang saling mempengaruhi, yaitu orang-orang atau sumber daya manusia, kerja sama, serta tujuan. Ketiga faktor tersebut tidak dapat dipisahkan. Itu mengapa organisasi dikatakan sebuah sistem karena faktor tersebut memang saling berkaitan dan tidak dapat berdiri sendiri.
Sedangkan pengertian organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor. Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengolah dan menyajikan informasi dan merawat aktiva. Organisasi perkantoran mencakup susunan staf dan alokasi tugas dan tanggung jawab dalam mengolah data, memasok informasi untuk pembuatan keputusan, dan merawat aktiva.[4]
Jadi, organisasi perkantoran adalah suatu wadah atau sistem yang terdiri dari beberapa orang yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan yang berkaitan dengan kantor.
B. Ciri-ciri Organisasi Perkantoran
Ada beberapa hal yang menjadi ciri-ciri organisasi yang baik, adalah sebagai berikut:[5]
1. Terdapat tujuan yang jelas
Tanpa adanya tujuan yang jelas, maka pelaksanaan tugas tidak mempunyai arah. Timbulnya organisasi karena ada tujuan. Dengan adanya tujuan inilah organisasi akan berjalan secara efektif dan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan akan menentukan hasil yang maksimal.
2. Tujuan organisasi difahami oleh seluruh anggota
Apabila anggota organisasi tidak tahu atau tidak paham terhadap tujuan organisasi, maka partisipasi anggota akan sulit diperoleh. Tujuan yang direncanakan harus diketahui oleh seluruh anggota, agar para anggota dapat terkoordinasi dan dapat melaksanakan tugas dengan baik sesuai dengan fungssi yang telah ditetapkan.
3. Tujuan organisasi harus dapat diterima oleh organisasi
Apabila tujuan organisasi tidak atau kurang dapat diterima oleh anggota organsasi maka rasa keterikatan anggota organisasi akan hilang, sehingga akibatnya anggota akan sulit digerakkan. Dalam menentukan tujuan organisasi, manajer harus melakukan koordinasi dengan para bawahan dan tidak bersifat otoriter dalam setiap pengambilan keputusan. Hal ini akan berpengaruh pada komunikasi yang terjadi antara atasan dengan bawahan yang akan menentukan keberhasilan tujuan organisasi.
4. Pembagian tugas yang seimbang agar tidak menimbulkan frustasi.
Dalam setiap organisasi, terdapat struktur yang berfungsi untuk melakukan pengorganisasian. Pembagian tugas, wewenang, maupun tanggung jawab harus dilakukan secara seimbang agar tidak terjadi tumpang tindih. Pembagian tugas ini harus disesuaikan dengan fungsi masing-masing berdasarkan struktur yang ada.
5. Struktur organisasi disederhanakan sesuai dengan beban tugas yang ada.
Struktur organisasi yang dibentuk disesuaikan dengan besar kecilnya organisasi. Semakin besar ruang lingkup organisasi maka akan semakin kompleks pula pembagian tugas yang akan di organizing. Sebaliknya semakin kecil ruang lingkup organisasi, maka semakin kecil pula susunan organisasinya.
Pendapat lain mengemukakan ciri-ciri organisasi adalah sebagai berikut :
a. Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal dan saling mengenal,
b. Adanya kegiatan yang berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan (interdependent part) yang merupakan kesatuan kegiatan,
c. Tiap-tiap orang memberikan sumbangan atau kontribusinya berupa; pemikiran, tenaga, dan lain-lain,
d. Adanya kewenangan, koordinasi dan pengawasan,
e. Adanya tujuan yang ingin dicapai.[6]
Dari beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa karakteristik atau cirri-ciri organisasi, sebagaimana mengutip dari Amirullah dan Budiyono, setidaknya ada empat karakteristik atau ciri-ciri organisasi.[7]Pertama, bahwa masing-masing organisasi memiliki tujuan-tujuan tertentu. Cerminan dari tujuan organisasi biasanya tergambar pada sasaran-sasaran, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Secara umum tujuan organisasi mencakup tiga bidang utama. Pertama, mencapai tingkat keuntungan (profitability); kedua, mengejar pertumbuhan (growth); ketiga bertahan hidup (survive).
Kedua, masing-masing organisasi memiliki orang-orang. Seseorang yang berusaha mencapai tujuannya sendiri bukanlah dikatakan berorganisasi. Karena hakikat organisasi adalah saling bekerja sama dalam mencapai tujuan. Ketiga, organisasi perlu mengembangkan suatu struktur agar anggota dapat melaksanakan pekerjaannya dengan mudah. Struktur mencerminkan rantai komando dan perintah kepada siapa melapor dan kepadda siapa tugas itu diberikan.
Keempat, organisasi memiliki sistem dan prosedur. Karakteristik ini menggambarkan bahwa sebuah organisasi di atur berdasarkan aturan-aturan yang ditetapkan bersama dan harus dijalankan dengan penuh komitmen. Sistem dan prosedur dalam organisasi tercermin dari ketetapan tentang cara kerja, system rekrut, dan bentuk laporan (birokrasi).
C. Prinsip-prinsip Organisasi Perkantoran
Prinsip yang dikutip dari Wikipedia berarti sebagai suatu pernyataan fundamental atau kebenaran umum maupun individual yang dijadikan oleh seseorang/ kelompok sebagai sebuah pedoman untuk berfikir atau bertindak.[8] Setiap organisasi, baik organisasi publik maupun organisasi swasta perlu disusun dan dijalankan berdasarkan prinsip-prinsip tertentu agar dapat dicapai hasil yang efektif dan efisien. Prinsip-prinsip organisasi menjadi pedoman bagi pimpinan organisasi dalam menjalankan tugas-tugas manajerial maupun tugas pengorganisasian. Prinsip-prinsip organisasi berlaku secara universal, tetapi tidak mutlak.
Menurut Louis A. Allen, asas atau prinsip organisasi meliputi :1) Tujuan, 2) pembagian fungsi, 3) tanggung jawab wewenang, 4) pelimpahan, 5) pengawasan, 6) kontrol.[9] Menurut Moekijat, Prinsip organisasi perkantoran yang baik adalah, sebagai berikut:[10]
1. Harus ada garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian terbawah.
2. Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab.
3. Jenjang pengawasan harus tepat.
4. Pengawasan pusat dengan desentralisasi yang maksimum.
5. Jangan ada terlalu banyak tingkatan manajemen.
6. Menjamin adanya garis komunikasi yang baik, baik secara mendatar maupun vertikal.
7. Otoritas dan tanggung jawab harus dirumuskan.
8. Menggunakan prinsip spesialisasi dengan sebaik-baiknya.
Sedangkan menurut J.J Neuner dan L.B. Keeling dalam bukunya Modern Office Management, sebagaimana dikutip oleh Hendi Haryadi, prinsip-prinsip perkantoran adalah sebagai berikut:[11]
1. Prinsip tujuan
Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran harus dirumuskan dan dimengerti oleh setiap pegawai itu sendiri. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya.
2. Prinsip kesatuan fungsi
Setiap organisasi perkantoran terdiri dari sejumlah fungsi yang harus bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi. Organisasi perkantoran merupakan sebuah sistem yang terdiri dari sejumlah fungsi yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.
3. Prinsip hubungan individual
Organisasi yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang harus melaksanakan pekerjaan. Walaupun organisasi perkantoran merupakan sebuah sistem, orang peroranglah yang menyelesaikan pekerjaan masing-masing.
4. Prinsip kesederhanaan
Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan kesederhanaan dan interaksi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya dan interelasi yang jelas akan mengurangi keraguan.
5. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab
Setiap orang dalam organisasi perkantoran harus diberi wewenang yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya sehingga dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tersebut.
6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal
Agar setiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa dia melapor, tiap petugas dalam organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.
7. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan
Kepemimpinan dan pengwasan yang efektif harus ditegakkan, sehingga tujuan organisasi perkantoran dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi pada waktu yang akan datang.
8. Prinsip jangkauan pengawasan
Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan dibawah pengawasan langsung seorang manajer kantor atau seorang pengawas sebaiknya dibatasi. Semakin jauh pengawasan manajer kantor, maka semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan.
Dari beberapa pendapat di atas, penulis dapat menyimpulkan bahwa prinsip-prinsip organisasi perkantoran adalah sebagai berikut:
1. Rumusan tujuan yang jelas
Tujuan adalah kebutuhan manusia baik jasmani maupun rohani yang di usahakan untuk dicapai dengan kerja sama sekelompok orang.[12]Pada dasarnya, organisasi didirikan untuk mencapai hasil tertentu. Dalam suatu organisasi, perumusan tujuan yang jelas merupakan hal yang urgen. Hal ini akan memudahkan untuk dijadikan pedoman dalam menetapkan arah organisasi, menentukan macam pekerjaan yang akan dilakukan, dan kebutuhan yang diperlukan. Tujuan yang jelas harus diketahui dan diyakini oleh seluruh pihak organisasi kantor dari tingkat kedudukan tertinggi (manajer) sampai tingkat kedudukaan terendah (staf).
Adanya tujuan yang efekktif akan menambah semangat kerja semua anggota organisasi perkantoran untuk bekerja ke arah tujuan yang sama. Tujuan yang efektif juga dapat menjadi tolak ukur, membandingkan dan menilai pelaksanaan atau pekerjaan anggota organisasi perkantoran.
2. Pembagian otoritas dan tanggung jawab yang jelas
Pembagian kerja atau otoritas adalah rincian serta pengelompokkan aktivitas-aktivitas yang semacam atau erat hubungannnya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu. Misalnya Biro keuangan, Biro Humas, Biro Kepegawaian, dan lain-lain. Ada beberapa alasan pentingnya pembagian kerja (otoritas) menurut Luther Gullick:[13]
a. Karena orang berbeda pembawaan, kemampuan serta kecakapan dan mencapai ketangkasan yang besar dengan spesialisasi.
b. Karena orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat yang sama.
c. Karena seorang tidak dapat mengerjakan dua hal pada saat yang sama.
d. Karena bidang pengetahuan dan keahlian begitu luas sehingga seseorang dalam rentang hidupnya tidak mungkin dapat mengetahui lebih banyak dari pada sebagian sangat kecil dari padanya.
Seorang manajer, harus membagi pekerjaan-pekerjaan sesuai dengan bidang masing-masing sehingga dapat mengembangkan sebuah kelompok yang efektif dan terkoordinasi. Pembagian pekerjaan ini juga dapat disebut dengan istilah �departemenisasi�.
Departemenisasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi-fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok aktivitas sejenis berdasarkan kesamaan sifatnya atau pelaksanaannya.[14] Adanya departemenisasi ini akan memudahkan garis otoritas dan tanggung jawab anggota organisasi. Hal ini juga akan berpengaruh pada tingkat produktivitas kerja para anggota. Manajer mengorganisasi dengan jalan membagi pekerjaan dalam tingkat-tingkat (levels) dan fungsi-fungsi (fungtions) dan kemudian mempekerjaan orang serta sumber-sumber daya pada pekerjaan yang ada.[15]
Jadi dapat disimpulkan bahwa seorang manajer harus mengetahui tingkat kemampuan para anggota organisasi sehingga hal ini akan memudahkan pembagian kerja, maupun tanggung jawab terhadap para pegawai. Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemapuan, sifat, dan fungsi dari pekerjaan itu sendiri. Pembagian kerja dari masing-masing unit harus jelas agar tidak terjadi tumpang tindih aktivitas yang dapat menghambat tujuan organisasi kantor.
3. Delegasi (pelimpahan) wewenang
Wewenang adalah hak seorang pejabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan baik. Pelimpahan sama dengan penyerahan. Jadi, pelimpahan wewenang berarti penyerahan sebagian hak untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas dan tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan baik dari pejabat yang satu kepada pejabat yang lain.[16]
Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.
Pelimpahan wewenang ini dapat dilakukan dengan dua cara, yakni secara vertikal dan horizontal. Pelimpahan wewenang vertikal yaitu dari pejabat yang berkedudukan lebih tinggi kepada pejabat yang berkedudukan lebih rendah. Contoh dari Menteri Kepada Direktur Jenderal, dari Bupati kepada Camat, dari Rektor kepada Dekan, dan lain-lain. Sedangkan Pelimpahan wewenang horizontal adalah pelimpahan yang dilakukan antara pejabat yang berkedudukan sama atau sederajat. Misalnya dari Menteri kepada Menteri, dari Kepala Biro kepada Kepala Biro, dari Lurah kepada Lurah, dan lain-lain.
Setiap pejabat atau anggota organisasi kantor yang diserahi tugas mempunyai tanggung jawab agar tugasnya itu dapat dilaksanakan dengan baik. Tanggung jawab adalah keharusan bagi seseorang untuk melaksanakan segala sesuatu yang telah dibebankan kepadanya.
4. Pengawasan
Pengawasan merupakan prinsip yang harus dimiliki setiap organisasi. Hal ini akan menjadi bahan evaluasi bagi para manajer kantor dalam menilai kinerja para anggotanya. Sehingga dengan adanya pengawasan dari manajer terhadap bawahan, akan menambah motivasi kepada para anggota organisasi.Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun bawahan akan tercipta.
D. Sentralisasi dan Spesialisasi Organisasi Perkantoran
Sentralisasi
Sebuah organisasi selalu terdiri dari sekelompok orang yang memiliki keahlian yang berbeda-beda yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Tujuan yang hendak dicapai oleh sekelompok orang ini akan tercapai jika dalam kerjasama yang dilakukan tersebut terdapatpembagian tugas yang jelas dan terdapat pola hubungan yang baik antar anggota kelompok dalam organisasi. Pekerjaan kantor yang makin banyak, makin rumit, dan melibatkan berbagai peralatan yang mahal menimbulkan berbagai persoalan yang berkisar pada masalah pembagian tugas, apakah dilaksanakan secara sentralisasi ataukah desentralisasi.
Sentralisasi merujuk kepada cara pengorganisasian dimana keseluruhan tugas, tanggung jawab, dan perintah dipusatkan dari hierarki yang paling tinggi untuk kemudian hierarki yang dibawahnya menerjemahkan dalam bentuk tindak lanjut dari apa yang telah diputuskan dari hierarki yang tertinggi. Dengan kata lain, sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada hierarki atas dari suatu organisasi.[17]
Pendapat lain mengatakan bahwa sentralisasi merupakan proses pemusatan wewenang dan tanggung jawab kepada manajemen puncak. Apabila manajemen puncak mengambil keputusan-keputusan penting organisasi tersebut dengan sedikit atau tanpa masukan keterlibatan karyawan pada tingkat yang lebih rendah, maka organisasi tersebut telah tersentralisasi. Sebaliknya, semakin karyawan tingkat rendah memberi masukan atau betul-betul diberi kebebebasan untuk mengambil keputusan, maka organisasi tersebut telah terdesentralisasi.[18]Artinya, dalam setiap kegiatan kantor, manajer merupakan pusat dalam pengambilan keputusan, pemberian wewenang dan tanggung jawab kepada bawahan. Namun dalam pengambilan keputusan, wewenang dan tanggung jawab ini, manajer tidak menutup diri pada pendapat, ide, maupun gagasan dari para bawahan agar hubungan atau koordinasi dapat terlaksana dengan baik.
Dengan adanya sentralisasi semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif (tugas utama). Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas utama (manajer puncak) dibebaskan dari beban pekerjaan kantor seperti mengetik, mengelola surat, mengarsip dan lain-lain. Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang disebut kantor, tata usaha, sekretariat dan sebutan-sebutan lainnya.[19]
Jika organisasi yang bersangkutan sangat besar sehingga banyak unit yang harus dilayani maka satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari 1 buah. Beberapa unit pelayanan yang dapat dibentuk antara lain : bagian surat menyurat, bagian penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, dan lain-lain.Hal ini yang nantinya akan berhubungan dengan kegiatan spesialisasi.
Ada beberapa hal yang menjadi kelebihan sentralisasi, antara lain:[20]
a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya.
b. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.
c. Keseragaman dapat dicapai.
d. Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan.
e. Biaya pekerjaan dantor dapat dihemat.
f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi.
g. Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip
h. Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap.
i. Mudah melakukan pengawasan.
j. Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor.
Sedangkan kelemahan dari adanya sentralisasi ini adalah:[21]
a. Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat disediakan oleh unit tata usaha.
b. Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit.
c. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.
d. Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat.
e. Lambat dalam pelaksanaan tugas.
Spesialisasi
Seperti yang telah dijelaskan tentang sentralisasi, yang mana manjer puncak sebagai pusat pengambilan keputusan dan wewenang, maka hal tersebut akan berkaitan dengan pembagian tugas berdasarkan fungsi masing-masing atau lebih populer dengan istilah spesialisasi. Dalam prinsip organisasi, yakni pembagian kerja, para manajer harus membagi keseluruhan tugas organisasi menjadi berbagai pekerjaan khusus (spesialisasi) yang memiliki aktivitas tertentu sesuai dengan fungsi dan keahlian masing-masing anggota organisasi.
Pada dasarnya, hakikat spesialisasi adalah bahwa dari pada dilakukan oleh satu individu, lebih baik seluruh pekerjaan itu dipilah-pilah menjadi sejumlah langkah, dengan setiap langkah diselesaikan oleh seorang individu yang berlainan. Pada hakikatnya, individu-individu berspesifikasi dalam mengerjakan bagian dari suatu kegiatan.[22]Setiap individu memiliki keahlian, keterampilan dan kemampuan yang berbeda-beda. Dalam setiap organisasi menuntut adanya keahlian dan keterampilan tertentu sehingga para amanjer perlu melakukan kegiatan spesialisasi agar efektivitas kerja pegawai dapat tercapai.
Landasan pemikiran spesialisasi menurut Sutarto adalah para pelaku organisasi akan dapat bekerja dengan sungguh-sungguh bila mereka diberi tugas yang khusus. Tugas khusus akan memberikan kemudahan untuk mengerjakan bagian pelaksananya. Tugas khusus akan mempercepat tingkat kemahiran dari petugasnya. Tingkat kemahiran yang tinggi akan mempercepat penyelesaian pekerjaan dengan hasil yang mendekati sempurna.[23] Jadi, dapat disimpulkan bahwa spesialisasi akan mempermudah dalam suatu pekerjaan dan dapat mempercepat penyelesaiannya karena hal tersebut telah dilakukan oleh orang-orang yang memang ahli dalam bidangnya.
Prinsip spesialisasi adalah pembagian tugas berdasarkan skill atau kemampuan yang dimiliki oleh setiap inividu dalam suatu organisasi. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi pemborongan tugas atau pekerjaan yang dilakukan oleh satu orang. Untuk menghindari adanya kerancuan dalam melakukan suatu pekerjaan, maka perlu adanya pembagian kerja yang jelas. Semakin suatu pekerjaan di pecah menjadi beberapa bagian, maka akan tingkat pengawasan akan semakin kompleks. Karena dalam pembagian kerja (spesialisasi) ini harus diimbangi dengan pengawasan atau control dari manajer sehingga seluruh kegiatan organisasi dapat terkoordinasi dengan baik.
Dalam pembagian kerja, spesialisasi pekerjaan merupakan hal yang utama. Manfaat spesialisasi pekerjaan adalah menyebabkan kenaikan produktivitas. Hal ini disebabkan tidak seorangpun yang secara fisik akan mampu melaksanakan seluruh kegiatan dalam tugas-tugas yang paling rumit. Pekerjaan yang paling rumit memerlukan beberapa langkah dan memerlukan pembagian langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh beberapa orang. Pembagian kerja yang dispesialisasikan seperti ini memungkinkan orang mempelajari keterampilan dan menjadi pakar dalam bidang pekerjaan tertentu.
Berikut adalah beberapa keuntungan dan kelebihan spesialisasi kerja :
Keuntungan :
1. Pekerjaan dapat dibagi dalam beberapa bagian.
2. Setiap bagian dikerjakan masing masing individu.
3. Membuat keberagaman keahlian pekerja dapat dimaksimalkan.
4. Dapat membawa pada produktivitas yang tinggi.
5. Tingkat efisiensi kerja lebih tinggi.
Kekurangan :
1. Pekerjaan menjadi sederhana.
2. Karyawan menjadi lelah dan bosan.
3. Kualitas kerja dapat terkorbankan.
4. Rawan terjadi kemangkiran.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa bahwa proses sebuah organisasi bisa berlangsung dengan baik jika seorang manajer atau pemimpinnya memiliki pedoman tertentu yang bisa membantunya untuk mengambil sikap dan keputusan. Karena prinsip organisasi yang salah satunya adalah prinsip spesialisasi, maka manajer pelu memahami kembali tentang teori organisasi agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan dalam pembagian tugas.
BAB III
PENUTUP
A. Simpulan
Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa organisasi merupakan sebuah wadah atau sistem yang terdiri dari sekelompok orang yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Namun jika kaitkan dengan kegiatan kantor, maka organisasi perkantoran adalah suatu sistem yang terdiri dari sekelompok orang yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan yang berhubungan dengan pekerjaan kantor. Seperti mengelola aktiva, mengelola informasi, dan lain-lain.
Organisasi memiliki beberapa karakteristik atau cirri-ciri. Yang mana karakteristik pertama adalah adanya tujuan tujuan tertentu. Kedua, setiap organisasi terdiri dari orang-orang yang saling bekerja sama. Ketiga, organisasi memiliki struktur yang akan memudahkan anggota dalam melaksanakan pekerjaannya. Karakteristik keempat adalah memiliki sistem dan prosedur.
Setiap organisasi harus memiliki prinsip-prinsip organisasi, utamanya organisasi perkantoran. Yaitu prinsip tujuan yang jelas, adanya pembagian tugas, otoritas, dan wewenang, adanya pendelegasian kerja, dan adanya kontrol atau pengawasan.
Sentralisasi perkantoran merupakan pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu (kelompok tunggal dan manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus bertanggung jawab dalam bidang aktivitas perkantoran. Jadi semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang berdiri sendiri, sedangkan kelompok lain (dalam hal ini kelompok operatif) tidak boleh mengerjakan tugas-tugas pekerjaan kantor. Artinya, seluruh kegiatan kantor dipusatkan pada manajer puncak. Yang mana manajer memegang tanggung jawab dalam pengambilan keputusan.
Sedangkan spesialisasi adalah pembagian kerja berdasarkan kemampuan, keahlian, maupun keterampilan yang dimiliki oleh masing-masing anggota organisasi. Hal ini akan menambah tingkat keefektifan, efisiensi, dan produktivitas kerja anggota organisasi.
B. Saran
Saran penulis terhadap manajer dalam suatu perkantoran adalah, penulis berharap agar manajer dalam perkantoran, betul-betul memperhatikan prinsip-prinsip perkantoran. Terutama dalam prinsip spesialisasi karena tidak dapat ipungkiri bahwa masih banyak organisasi yang belum menerapkan prinsip pembagian kerja sesuai ddengan keahlian yang dimiliki. Padahal, hal tersebut menentukan tercapainya tujuan perkantoran serta dapat meningktakan produktivitas kerja pegawai. Dan penulis juga menyadari banyak kurangan-kekurangan dalam penyusunan makalah ini, maka penulis mengharap kepada pengampu agar memberikan saran dan masukan yang konstruktif.
DAFTAR PUSTAKA
Amirullah & Haris Budiyono. Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2004
Haryadi, Hendi. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer Dan Staf. Jakarta: Visimedia, 2009
Moekijat. Administrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju, 1989
Rivai, Veithzal & Deddy Mulyadi, Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi. Jakarta: Rajawali Press, 2012
Sedarmayanti. Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju, 2001
Sutarto, Dasar-dasar Organisasi. Yogyakarta: Gajah Mada University, 1995
Trisnawati, Ernie & Kurniawan Saefullah. Pengantar Manajemen. Jakarta: Prenada Media, 2005
Winardi, J. Manajemen Perilaku Organisasi. Jakarta: Prenada Media, 2004
http://verigifalnev.blogspot.co.id/2011/12/organisasi-kantor.html
http// Wikipedia.com
http://raja-saharah-ukhti.blogspot.co.id/2011/12/sentralisasi-dan-disentralisasi_25.html
http://raja-saharah-ukhti.blogspot.co.id/2011/12/sentralisasi-dan-disentralisasi_25.html
[1] Sutarto, Dasar-dasar Organisasi, (Yogyakarta: Gajah Mada University, 1995), hlm. 23
[2] Ibid, hlm. 32
[3] Ibid, hlm. 33
[4] Hendi Haryadi, Administrasi Perkantoran Untuk Manajer Dan Staf, ( Jakarta: Visimedia, 2009), hlm. 6
[5] Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran, (Bandung: Mandar Maju, 2001), hlm. 73
[6] http://verigifalnev.blogspot.co.id/2011/12/organisasi-kantor.html di akses pada Selasa, 06 Desember 2011
[7] Amirullah & Haris Budiyono, Pengantar Manajemen, (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2004), hlm. 4-5
[8] http// Wikipedia.com
[9] Ibid, Sutarto, hlm. 49
[10] Moekijat, Administrasi Perkantoran, (Bandung: Mandar Maju, 1989), hlm. 5-6
[11] Ibid, Hendi Haryadi, hlm. 7-8
[12] Ibid, Sutarto, hlm. 61
[13] Ibid, Sutarto, hlm. 104
[14] Ibid, Sutarto, hlm. 66
[15] J. Winardi, Manajemen Perilaku Organisasi, (Jakarta: Prenada Media, 2004), hlm. 100
[16] Ibid, Sutarto, hlm. 158
[17] Ernie Trisnawati & Kurniawan Saefullah, Pengantar Manajemen, (Jakarta: Prenada Media, 2005), hlm.183
[18] Amirullah & Haris Budiyono, Pengantar Manajemen, (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2004), hlm. 177
[19] http://raja-saharah-ukhti.blogspot.co.id/2011/12/sentralisasi-dan-disentralisasi_25.html di akses pada Minggu, 25 Desember 2011
[20] http://raja-saharah-ukhti.blogspot.co.id/2011/12/sentralisasi-dan-disentralisasi_25.html di akses pada Minggu, 25 Desember 2011
[21] Ibid
[22] Veithzal Rivai & Deddy Mulyadi, Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi, (Jakarta: Rajawali Press, 2012), hlm. 358
[23] Ibid, Sutarto, hlm. 350-351
