PENGORGANISASIAN
PERKANTORAN DI KANTOR BAPAS PAMEKASAN
Devi Megawati
Jurusan
tarbiyah STAIN pamekasan
(Jl.
Raya Pahlawan Km 4 Pamekasan)
Abstrak:
pengorganisasian yaitu sekelompok orang atau lebih yang bekerja sama untuk
mencapai tujuan secara bersama-sama. Setiap organisasi dibentuk tentulah karena
adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai . Tujuan ini menentukan macam-macam
dan luasnya pekerjaan yang harus dilaksanakan . Segenap pekerjaan itu dengan
penertiban akan menjadi berbagai fungsi. Suatu fungsi adalah sekelompok
aktivitas atau pekerjaan yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan
sifatnya, pelaksanaanya, ataupun karena merupakan suatu urutan atau secara
praktis saling tergantung satu sama lain. Pengorganisasian dibentuk untuk
mempermudah suatu perkantoran dalam mengurus tata kerja dan segala aktivitasnya
supaya berjalan dengan lancar tanpa hambatan.
Kata
kunci: pengorganisasian perkantoran di kantor bapas pamekasan
Pendahuluan
Pengorganisasian
merupakan suatu sekelompok orang yang bekerja secara bersama-sama untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan adanya organisasi maka sebuah
kantor akan mudah dalam menjalankan tugas-tugasnya karena sudah ada struktur
organisasinya yang sudah dibagikan tugas-tugasnya kepada tiap-tiap orang.
Dengan adanya pengorganisasian di sebuah kantor maka akan mempermudah
perkantoran itu sendiri dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara
efektif dan efisien.
Kerjasama
di antara orang-orang dlam organisasi menyangkut beberapa segi lainnya di
sampingnya bidang kerja. Untuk dapat bekerjasama orang-orang itu harus dapat
berkomunikasi satu sama lain. Chester Bernard menaruh ‘ communication’
sebagi unsur yang pertama dari segenap organisasi. Selanjutnya agar tujuan
organisasi tercapai dengan sebaik-baiknya, maka dalam pelaksanaan
kerjasama itu harus ada koordinasi, yaitu kontak dan keselarasan di
antara orang-orang maupun kegiatan –kegiatanya sehingga semuanya berlangsung
secara tertib dan seirama kearah tercapainya organisasi. Dengan adanya
koordinasi dapatlah dihindarkan adanya kekacauan , percekcokan ,
kekembaran kerja , atau kekosongan kegiatan.
Setiap
organisasi dibentuk tentulah karena adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai .
Tujuan ini menentukan macam-macam dan luasnya pekerjaan yang harus dilaksanakan
. Segenap pekerjaan itu dengan penertiban akan menjadi berbagai fungsi. Suatu
fungsi adalah sekelompok aktivitas atau pekerjaan yang tergolong pada
jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaanya, ataupun karena merupakan
suatu urutan atau secara praktis saling tergantung satu sama lain.
Pengorganisasian
Perkantoran Di Kantor Bapas
Secara
umum organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh
sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu apa pun. Jadi organisasi
merupakan suatu kerja sama yang dijalankan oleh kelompok orang secara
bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Sekumpulan
orang dikatakan sebagai organisasi jika
memenuhi delapan unsur pokok yaitu: organisasi merupakan sistem, adanya pola
aktifitas, adanya sekelompok orang, adanya tujuan yang telah ditetapkan, kerja
sama, sistem koordinasi, pembagian tugas dan tanggung jawab, sumberdaya
organisasi.[1]
Organisasi
perkantoran terdiri dari struktur, kebijakan dan budaya korporatnya. Setiap organisasi tentunya dibentuk untuk
mencapai tujuan yang in gin dicapai, untuk itu pelimpahan wewenang kepada
setiap staf untuk melakukan tindakan-tindakan dalam menjalankan tugasnya dengan
baik karena adanya tugas dan tanggung jawab dari pihak yang memberi tugas
kepada penerima tugas (staf).
Sistem
yang berupa organisasi ini terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan , yaitu
sekelompok orang , kerjasama, dan tujuan tertentu. Setiap organisasi tersusun
dari kelompok orang. Orang-orang ini melakukan kerjasama, dan kerjasama
itu dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu yang mereka setujui bersama.
Kerjasama
di antara orang-orang dlam organisasi menyangkut beberapa segi lainnya di
sampingnya bidang kerja. Untuk dapat bekerjasama orang-orang itu harus dapat
berkomunikasi satu sama lain. Chester Bernard menaruh ‘ communication’
sebagi unsur yang pertama dari segenap organisasi. Selanjutnya agar tujuan
organisasi tercapai dengan sebaik-baiknya, maka dalam pelaksanaan
kerjasama itu harus ada koordinasi, yaitu kontak dan keselarasan di
antara orang-orang maupun kegiatan –kegiatanya sehingga semuanya berlangsung
secara tertib dan seirama kearah tercapainya organisasi. Dengan adanya
koordinasi dapatlah dihindarkan adanya kekacauan , percekcokan ,
kekembaran kerja , atau kekosongan kegiatan.[2]
Agar
suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara penuh , maka
tataraga organisasi itu harus memenuhi 2 syarat, yaitu efisiensi dan sehat.
Tataraga organisasi yang efisien berarti bahwa organisasi itu memiliki susunan
yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap
perbandingan yang terbaik antara usaha sengan hasil kerjanya.
Setiap
organisasi dibentuk tentulah karena adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai .
Tujuan ini menentukan macam-macam dan luasnya pekerjaan yang harus dilaksanakan
. Segenap pekerjaan itu dengan penertiban akan menjadi berbagai fungsi. Suatu
fungsi adalah sekelompok aktivitas atau pekerjaan yang tergolong pada
jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaanya, ataupun karena merupakan
suatu urutan atau secara praktis saling tergantung satu sama lain.[3]
Demikianlah
tujuan organisasi dengan tahap kelanjutanya di atas merupakan serangkaian
ketergantungan yang lebih jelasnya dapat digambarkan sebagai berikut :
Tujuan
→ Pekerjaan →Fungsi →Tugas → Pelimpahan Wewenang → Permintaan
Tanggung Jawab → Kewajiban Bertanggung Jawab.
Tangung
jawab terakhir mengenai penunaian secara sepatutnya dari seluruh tugas
yang berarti tercapainya tujuan organisasi berada di atas pundak pihak
pimpinan. Jadi, pemimpin organisasi bertanggung jawab atas tercapainya tujuan
organisasinya.
Sebagai
contoh sebuah perkantoran yang bernama kantor bapas pamekasan yang terletak di
jl. Jalmak no.14 dapat mempunyai struktur organisasi yang dapt
digambrkan sebagai berikut :
Kepala
Ketut
Akbar Herry Achmar Amd. IP. SH. MH.
Kaur
TU
Drs.
Mashuri
Kasubsi
BKD
Syamsul
Arifin, SH.
Kasubsi
BKA
Nanik
Herawati, SH.
Pengorganisasian
perkantoran di kantor bapas pamekasan pengorganisasiannya seperti pembagian
tugas dan wewenang kepada staf-stafnya yang berdasarkan keputusan dari kemen
kumham, pengorganisasian di kantor bapas yang saya amati sangatlah teratur,
tanggung jawabnya terhadap tugas tidak tergantung kepada staf yang lain
melaikan individu sesuai dengan pembagian tugas yang sudah di bagikan oleh
kepala / manajer yang ada di sebuah kantor tersebut.
Pelayanan
yang di berikan pegawai atau staf-staf yang ada di kantor bapas tersebut
pekerjanya sangatlah ramah, dengan pelayanan yang seperti itu akan meningkatkan
hubungan kerjasama terhadap kantor- yang lain ataupun masyarakat sekitar, dan
dengan pelayan yang seperti itu juga akan meningkatkan kualitas dan kuantitas
kantor itu sendiri.
Oleh
karenanya di sebuah kantor/ perusahaan perlu menerapkan pelayanan yang baik
terhadap konsumen yang datang ketempat tersebut agar konsumen yang datang tidak
berkurang, dengan pelayanan yang memuaskan dari staf-staf di situ nantinya akan
menjadi pendorong bagi perkantoran yang lain untuk mencontohnya.
Motto
di kantor bapas itu sendiri sangatlah bagus, yaitu: bekerja keras, bekerja
lebih keras, dan bekerja lebih keras lagi, maka ini perlu dicontoh karena
dengan sebuah kantor yang mempunyai moto seperti ini maka sudah dijamin kantor
tersebut akan maju. Para staf di kantor tersebut mempunyai prinsip bahwa
bekerja dan terus bekerja itulah yang menjadi pedoman/ penyemangat bagi mereka
untuk terus bekerja dengan baik hingga tujuan kantor mereka sendiri tercapai.
Berhubungan
dengan pelayanan perkantoran yg tidak hanya berjalan dalam lingkungan kantor
tidak hanya seseorang office manager saja , melainkan menjangkau sampai
seluruh unit-unit lainnya dalam organisasi, maka pengorganisasian perlu
mengikuti petunjuk yaitu sebagai berikut berikut :
A. Pola atau tataraga organisasi bagi sesuatu
kantor bergantung pada besarnya k kantor itu.
B. Sesuai dengan kecenderungan organisasi yg
mungkin terus berkembang dari waktu ke waktu ( misalnya sebuah perusahaan yg
selalu meningkat hasil penjualanya ).
C.
Pengorganisasian terhadap sesuatu kantor harus direncanakan dari bawah, yaitu
para juru tatausaha menuju ke atas.
D.
Bilamana sesuatu kantor telah berkembang
cukup besar, perlu diadakan para pemimpin kelompok kerja( group leader) yg
bertindak sebagai pembantu pelaksana meupun sebagi pengawas.
E.
Rentangan control dariseseorang yg telah pengawas terhadap pegawai bawahan dala
sesuatu kantor hendaknya berkisar pada 6 orangsesuai dengan sederhana atau
rumitnya pekerjaan.
F.
Dalam setiap kantor yg telah cukup berkembang, tingkat jenjang organisasi yg
diciptakan hendaknya tidak lebih daripada 2 tingkat.
G.
Dalam sesuatu kantor perlu diangkat wakil manager untuk memikul tugas
bilamana manager tidak dapat menghadiri pertemuan lainnya.
Sentralisasi
Dan Spesialisasi Pekerjaan Perkantoran
Dalam
hubunganya dengan organisasi keseluruhanya maka pengorganisasian tatausaha
dapat memakai asas pemusatan (sentralisasi) atau asas pemencaran
(desentralisasi).
a)
Asas Pemusatan
Dengan
asas ini semua kerja perkantoran dalam organisasi yg bersangkutan dibebankan
dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yg berdiri sendiri di samping
satuan-satuan organisasi yg memikul pekerjaan-pekerjaan operatif.
b)
Asas Pemencaran
Berdasarkan
asas ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi di samping
melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yg
terdapat dalam lingkunganya sendiri.[4]
Untuk
dijadikan pedoman dalam menerapkan kedua asas itu pada setiap
organisasi kantor, kepustakaan dan praktek administrasi perkantoran di luar
negri umumnya menetapkan pengertian tentang fungsi-fungsi pelayanan yg bersifat
pusat ( central service functions). Fungsi-fungsi ini kemudian
dilembagakan menjadi central service units (satuan-satuan pelayanan
pusat). Menurut Littlefield dan Peterson, segi-segi tatausaha yg seringkali
dibentuk menjadi satuan pelayanan pusat itu ialah aktivitas-aktivitas seperti,
pengirim surat, pemeliharaan berkas-berkas, tata hubungan, pengadaan waktu,
pendaftaran, penerima tamu, pengadaan material tata usaha, pelayanan yang
menyangkut pergedungan.
Penutup
organisasi
adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk
mencapai tujuan tertentu apa pun. Jadi organisasi merupakan suatu kerja sama
yang dijalankan oleh kelompok orang secara bersama-sama untuk mencapai tujuan
tertentu. Adapun tujuan dalam hal mengkombinasikan kekuatan- kekuatan yang ada,
adalah untuk mencapai tujuan-tujuan yang tidak mungkin dicapai oleh
individu-individu yang bekerja secara terpisah.
Setiap
organisasi dibentuk tentulah karena adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai .
Tujuan ini menentukan macam-macam dan luasnya pekerjaan yang harus dilaksanakan
. Segenap pekerjaan itu dengan penertiban akan menjadi berbagai fungsi. Suatu
fungsi adalah sekelompok aktivitas atau pekerjaan yang tergolong pada
jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaanya, ataupun karena merupakan
suatu urutan atau secara praktis saling tergantung satu sama lain.
Agar
suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara penuh , maka
tataraga organisasi itu harus memenuhi 2 syarat, yaitu efisiensi dan sehat.
Tataraga organisasi yang efisien berarti bahwa organisasi itu memiliki susunan
yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap
perbandingan yang terbaik antara usaha sengan hasil kerjanya.
Alasan
pentingnya organisasi yaitu: organisasi mengandung tugas (seseorang tidak dapat
mengerjakan sendiri segala-galanya), organisasi mempengaruhi koordinasi,
organisasi menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan, organisasi
merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas, organisasi dapat mempengaruhi
motivasi dan semangat kerja pegawai.
Jadi
pengorganisasian di dalam sebuah kantor akan membantu perkantoran tersebut utuk
menjalankan tanggung jawab dan tugasnya dengan mudah. Karena pengorganisasian
merupakan pelimpahan wewenang kepada staf-staf yang lain supaya mempermudah
pekerjaan di suatu kantor tersebut.
Daftar Pustaka
Winardi. Manajemen Perilaku Organisasi.
Jakarta: Kencana. 2010.
Lane Keller
Kevin. Marketing Management. Jakarta:
Erlangga. 2006.
Saefullah. Manajemen Pendidikan Islam. Bandung: Cv
Pustaka Setia. 2012.
FOTO KANTOR BAPAS
FOTO STRUKTUR
ORGANISASI DI KANTOR BAPAS PAMEKASAN
FOTO PEDOMAN PENGORGANISASIAN DI KANTOR BAPAS
PAMEKASAN
FOTO MOTO, VISI DAN
MISI DI KANTOR BAPAS PAMEKASAN
