Trampil
Mendesain Ruangan Efektif
(mengelola
ruangan yang efektif, bentuk atau desain ruangan pelatihan, kelebihan dan
kelemahan desain ruangan diklat)
Nur Hasanah
Abstract: Design
is a system that applies to all types of design where the emphasis is on seeing
everything. In managing an effective and efficient training or training room,
it can be done in several steps, namely: planning, organizing, implementing,
and controlling. The form of training rooms is open and closed training rooms.
The advantage of an open training room is that it is easy to change the room
and the drawback is that it often gets noise that will interfere with the
course of the training. Whereas the excess of a closed room is a quieter
speaker and trainee. As well as a lack of closed training room is a difficult
light to enter.
Keyword: Understanding
the design of the training room, managing an effective training room, the shape
of the training room, and the strengths and weaknesses of the training room.
Abstrak: Desain
adalah suatu sistem yang berlaku untuk segala jenis perancangan dimana titik
beratnya adalah melihat segala sesuatu persoalan. Dalam mengelola ruangan
pelatihan atau diklat yang efektif dan efisien, dapat dilakukan dengan beberapa
langkah yaitu: perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengontrolan.
Bentuk ruangan pelatihan diantaranya adalah ruang pelatihan terbuka dan
tertutup. Kelebihan ruang pelatihan terbuka adalah mudah merubah ruangan dan
kekurangannya adalah sering mendapatkan kebisingan yang akan mengganggu
jalannya pelatihan. Sedangkan kelebihan ruangan tertutup adalah pembicara dan
peserta pelatihan lebih tenang.serta kekurangan ruangan pelatihan tertutup
adalah cahaya sulit masuk.
Kata Kunci: Pengertian
desain ruangan pelatihan, mengelola ruang pelatihan yang efektif, bentuk ruang
pelatihan, dan kelebihan dan kelemahan ruang pelaatihan.
Pendahuluan
Pelatihan atau diklat sering kita dengar di dunia kerja
baik itu dilembaga, organisasi, maupun perusahaan. Pelatihan atau diklat
merupakan suatu kegiatan yang penting dilakukan untuk mengembangkan bakat atau
kreatifitas sumber daya manusia yang ada dan berkecimpung dalam suatu lembaga,
organisasi, maupun perusahaan. Banyak hal yang harus dipersiapkan dalam
melakukan pelatihan atau diklat ini. Mulai dari peserta, pemateri atau
pembicara, waktu, biaya, tempat atau ruangan, dan masih banyak lagi.
Dalam sebuah acara diklat, sering terjadi bahwa peserta
didik yang datang dalam forum tersebut membawa motif yang beragam. Ada yang
hadir sebagai peserta karena memang sekedar mencari kesempatan untuk keluar
dari rutinitas kerja di lembaganya masing-masing, ada yang sekedar diperintah
oleh pimpinannya, ada yang memang merasa membutuhkan materi yang akan diperoleh
melalui kegiatan diklat.
Meskipun siapa saja tidak berhak untuk mengorek isi hati
masing-masing peserta, namun secara ideal (manajemen sistem) permasalahan ini
seharusnya telah diantisipasi pada tahap need assesment dan seleksi peserta. Untuk itu, pembahasan
kali ini diasumsikan bahwa peserta diklat yang hadir telah memiliki orientasi
dan kebutuhan yang sama yaitu memang benar-benar merasa membutuhkan materi yang
diberikan selama penyelenggaraan diklat tersebut.
Pembahasan
A. Pengelolaan
Ruangan Pelatihan
Dalam mengelola
ruangan pelatihan atau diklat yang efektif dapat dilakukan dengan beberapa
langkah sebagai berikut:
1.
Perencananaan
Pada tahap ini
penentuan suatu tempat pelaksanaan diklat biasanya lebih dipengaruhi oleh tujuan,
sifat, waktu pelaksanaan, dan anggaran diklat. Tujuan diselenggarakannya diklat
sangat berpengaruh pada penentuan di mana diklat akan diselenggarakan. Tujuan
diklat yang bersifat teknis kemahiran atau pengoperasian suatu alat, mesin,
atau metode tertentu pastinya akan lebih tepat bila tempatnya langsung pada
laboratorium, studio, bengkel, maupun tempat-tempat kerja sesuai aslinya
sebagaimana metode on site in the job training. Berdasarkan pengalaman
penulis, bila tujuan diklat dalam rangka achievement motivation, leader
achievement, dan sebagainya maka tempat yang dipilih tentunya akan lebih
bervariasi sesuai materi atau maka diklatnya baik in door maupun out
door.[1]
Pelaksanaan
diklat yang bersifat rutin tentu pemilihantempatnya akan berbeda dengan diklat
yang pelaksanaaannya bersifat insidental apalagi yang bersifat urgen. Pengaruh
waktu erat kaitannya dengan pemilihan tempat. Ada kalanya, hotel, auditorium,
training center, atau tempat tertentu sangat penuh jadwalnya dibanding
waktu-waktu lainnya sehingga memerlukan anggaran yang lebih besar. Selain
pengaruh tujuan, sifat, waktu pelaksanaan, dan anggaran, penentuan tempat
diklat juga sering dipengaruhi oleh nilai prestise bagi pihak penyelenggara.
Ini terkait dengan pemilihan tempat diklat baik dalam arti luas misalnya kota
terttentu, seperti; Yogyakarta yang terkenal sebagai kota pelajar, Jakarta
sebagai pusat birokrasi dan pengambil kebijakan, Bandung sebagai kota
Tekhnologi.[2]
2.
Pengorganisasian
Setelah tempat
diklat telah ditentukan, langkah selanjutnya adalah mengorganisasikan
tempat-tempat yang akan digunakan. Pengorganisasian ini sangat berkait dengan
sequence (urutan) materi diklat terutama bagi diklat yang menggunakan fasilitas
ruangan lebih dari satu. Tentunya materi diklat teori akan lebih efektif dikumpulkan
jadi satu, demikian halnya dengan materi diklat praktek maupun out bond (bila
ada) akan lebih tepat bila dikumpulkan dalam waktu dan tempat yang sama.
3.
Pelaksanaan
Pada tahap ini
seluruh aktivitas tentunya akan tertuju pada bagaimana proses belajar mengajar
(pelatihan) dapat seefektif mungkin tercapai sesuai tujuan yang dikehendaki.
Untuk itu, koordinasi antara penanggung jawab tempat (seksi perlengkapan atau
sarana prasarana) dengan seksi acara (materi/kurikulum) sangat besar artinya.
4.
Pengontrolan
Tahap
pengontrolan idealnya telah dimulai sejak merencanakan di mana diklat akan
dilaksanakan. Namun demikian, kontrol sarana dan prasarana lebih diintensifkan
pada saat menjelang dan berlangsungnya diklat. Untuk itu, GR (General Repetisi)
sangat besar manfaatnya. Evaluasi pada pasca kegiatan diklat juga berguna untuk
menilai apakah tempat diklat yang telah digunakan akan dipakai lagi pada waktu
mendatang ataukah tidak. Untuk lebih memperjelas sistem pengontrolan tempat
atau ruangan diklat, maka kami kaji secara khusus dalam pembahsan tentang
kriteria ruangan diklat dan bagaimana mengontrol ruang kelas serta tempat
duduknya.[3]
B. Bentuk ruangan
pelatihan serta kelebihan dan kekurangannya
1.
Ruang pelatihan terbuka
Adalah ruangan dimana semua kegiatan pelatihan dilakukan
bersama-sama dalam satu.
a.
Kelebihan
1)
Mudah merubah ruangan
2)
Mudah dalam melakukan pengawasan
3)
Menghemat penggunaan
4)
Cahaya mudah masuk dan udara lebih beredar sehingga suasana lebih
segar.[4]
b.
Kekurangan
Sering mendapatkan kebisingan yang akan mengganggu konsentrasi
jalannya pelatihan.
2.
Ruang pelatihan tertutup
Adalah ruangan yang
dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.
a.
Kelebihan
Pembicara dan peserta pelatihan dapat mengikuti pelatihan lebih
tenang karena terhindar dari kebisingan.
b.
Kekurangan
1)
Merubah ruangan lebih sulit dilakukan
2)
Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana
lebih pengap dan gerah.
C. Kriteria
Ruangan Diklat
Untuk dapat
mendukung tujuan dan kebutuhan diklat, maka tempat atau ruangan yang akan
digunakan perlu memperhatikan beberapa kriteria berikut:
1.
Fleksibilitas
Fleksibilitas yang dimaksud disini berupa tingkat kemudahan dan
kecepatan dalam mengatur ruangan sesuai dengan kebutuhan pembelajaran. Ruangan
akan berubah pengaturannya jika digunakan untuk tujuan penyampaian materi
pelajaran dengan tugas kelompok. Salah satu unsur fleksibilitas ruangan adalah
luasnya ruangan. Cara yang dapat digunakan untuk menentukan luas ruangan adalah
dengan cara mengukur kebutuhan setiap orang yang menggunakan.[5]
2.
Isolasi
Isolasi ini berarti bahwa ruangan harus bebas dari pengaruh suara
yang ramai, dan dapat menimbulkan gangguan terhadap proses pembelajaran.
Lingkungan diklat sebaiknya jauh dari tempat kerja, agar tidak memungkinkan dan
memudahkan peserta diklat untuk sering datang ke kantor atau dihubungi oleh
kantor.
3.
Pencahayaan
Karakteristik ketiga dari ruangan menurut Laird adalah pencahayaan.
Sebaiknya pencahayaan ruangan kelas dapat diatur terang dan gelapnya. Ruangan
akan membutuhkan pencahayaan yang lebih jika digunakan untuk kegiatan menulis,
menggambar, demonstrasi, atau kegiatan yang memerlukan pengamatan tinggi. Namun
untuk memutar film, atau OHP (over Head Projector) diperlukan ruangan
yang agak gelap.
4.
Ventilasi
Ventilasi dalam ruangan berfungsi mengatur kecukupan udara, suhu
udara, dan uap air, udara yang terbaik untuk bekerja adalah dengan suhu 25,6
celcius, dan tingkat kelembaban adalah 45%. Dengan adanya air conditioning (AC)
hal tersebut sudah bisa diatur dan diatasi. Ruang diklat sebaiknya dilengkapi
dengan pendingin ruangan yang tidak mengeluarkan bunyi yang keras, karena
menimbulkan gangguan terhadap konsentrasi selama proses pelatihan berlangsung.[6]
D.
Daftar Pustaka
Daryanto. Manajemen Diklat. Yogyakarta: Gava Media. 2014
Dessler, Gary. Manajemen Sumber
Daya Manusia. Bandung: Salemba Empat. 2015
Mangkunegara, Anwar Prabu. Manajemen
Sumber Daya Manusia Perusahaan. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. 2011
Riniwati, Harseko. Manajemen Sumber Daya Manusia. Malang:UB
Press. 2016
Sugiono. Manajemen Diklat. Bandung: Alfabeta. 2002
