Pengertian Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan
pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dan pihak yang satu kepada
pihak lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah
organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi-informasi ini dapat berupa
pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran, dan sebagainya.
Dewasa ini teknologi komunikasi sangat maju pesat, sehingga
lalu lintas informasi dan penyampaian warta-warta cepat sampai dan cepat
diterima pihak lain dengan melalui telepon, telegrap, telex, radio, facsimille
atau televisi. Tetapi walaupun demikian, dibandingkan dengan alat-alat
komunikasi yang sudah modem seperti di atas tadi, surat tetap merupakan alat
komunikasi yang mempunyai kelebihan tersendiri dalam penyampaian informasi dan
warta- warta kepada pihak lain. Sebab alat-alat di atas hanya dapat
menyampaikan informasi secara pendek-pendek saja, ataupun hanya dapat didengar
saja tanpa ada perincian yang panjang lebar mengenai warta informasi yang
disampaikan tersebut.
7 Kelebihan surat sebagai alat komunikasi
Jika kita telaah lebih jauh surat memiliki beberapa
kelebihan dibandingkan dengan yang lain antara lain :
1. Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi
secara panjang lebar, terperinci, dan terurai secara gamblang.
2. Surat bersifat praktis, karena dapat menyimpan rahasia,
dibandingkan dengan telepon mungkin dapat disadap orang lain.
3. Setiap menyampaikan berita, kata-kata, dan kalimatnya
diperkirakan dengan seksama untuk menghilangkan perasaan yang tidak enak.
4. Effektif, karena informasi itu asli sesuai dengan
sumbernya.
5. Ekonomis, karena biaya pembuatan dan pengiriman relatif
murah.
6. Surat lebih memasyarakat, siapa saja dapat melakukan dan
melaksana¬kannya.
7. Alat-alat dan perlengkapan surat mudah didapat.
8
Kriteria Surat Yang Baik
Mengadakan komunikasi dengan surat terutama dalam sebuah
organisasi, instanasi, atau perusahaan diperlukan persiapan yang baik, misalnya
bahan dan alat-alat tulis, mesin tik, mempunyai ide dan gagasan-gagasan yang
baik, cara pengiriman serta tenaga manusia yang ahli dan terampil dalam
pembuatan surat, mengetik, dan sebagainya. Surat dinilai effektif bila apa yang
dikomunikasikan penulis itu sampai pada tujuannya, sesuai dengan kehendak si
pengirim apabila :
1. Surat ditulis dalam bentuk yang menarik.
2. Surat mempunyai maksud dan tujuan.
3. Surat ditulis dengan bahasa yang mudah dimengerti.
Pakailah bahasa yang baik dan benar, baik susunan katanya, kalimatnya,
alineanya.
4. Pergunakanlah bahasa sesuai dengan kemampuan pihak
penerima atau pembaca.
5. Surat disusun secara singkat tetapi padat dan jelas.
6. Surat harus dapat mencerminkan pengertian terhadap
masalah-masalah yang dihadapi oleh orang yang dituju.
7. Hindarilah penggunaan kata, kalimat yang dipandang tidak
perlu, yang membingungkan pihak penerima atau pihak pembaca.
8. Surat hendaknya menunjukkan budi bahasa, serta
kewibawaan.
Adapun kriteria dan ciri umum surat yang baik adalah sebagai
berikutmenurut Lamuddin Finoza (Aneka Surat dan sekertaris dan bisnis:6-7) :
menggunakan kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis,
dan warna sesuai dengan surat yang akan ditulis;
menggunakan bentuk surat yang standar;
menggunakan bahasa indonesia baku;
menggunakan gaya bahasa yang lugas;
menggunakan bahasa yang jelas;
menggunakan bahasa yang sopan dan hormat;
menyajikan fakta yang benar dan lengkap;
tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai
dalam surat-menyurat;
tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum
memasyarakat.
Selain itu agar dapat menjadi penulis surat yang baik, harus
memenuhi sejumlah persyaratan lagi, yaitu
mengetahui prosedur surat menyurat secara umum;
menguasai pemakian bahasa tulis dengan baik;
mengetahui seluk-beluk permasalahan yang akan ditulis;
mengetahui posisi hubungan antara pengirim dan penerima
surat.
