Administrasi Pesantren Tradisional

Dalam administrasi pesantren, organisasi yang solid, sangat diperlukan, bila organisasi dalam pesantren itu baik, maka jelas segala kewajiban dan tugas � tugas pengurus niscaya akan terselesaikan dengan baik, serta interaksi antar pengurus akan saling menguatkan dan memaksimalkan program kerja yang telah direncanakan dan diperjelas pembagian tugasnya (Job Discription), dengan demikian sistematika kerja pengurus jelas dan produktif.

Latar Belakang

A.    Latar Belakang

Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat pada era global pada era ini terasa saat ini terasa sekali pengaruhnya dalam berbagai bidang kehidupan  masyarakat, khususnya dalam bidang pendidikan, social dan budaya, termasuk dalam pendidikan pesantren. Kemajuan yang pesat itu mengakibatkan cepat pula perubahan dan berkembangnya berbagai tuntutan masyarakat.

Apapun itu bentuk suatu kerjasama terlebih dalam pendidikan dan untuk mencapai tujuannya, hendak bahkan seharusnya �diadministrasikan� dengan baik, artinya dikelola sesuai dengan ilmu administrasi. Administrasi sangat diperlukan bagi kelangsungan proses belajar mengajar dalam dunia pendidikan. Semua itu tidak lepas dari keaktifan orang-orang yang menguasai administrasi dalam pesantren. Orang sering menganggap enteng administrasi tersebut, padahal kalau administrasi dipegang sama orang-orang yang kurang terampil maka administrasi tersebut akan berantakan. Orang yang memegang administraasi adalah orang yang sudah terlatih dalam bidangnya.

B.     Rumusan Masalah

1.      Apa saja cakupan adminstrasi  pesantren tradisional.

2.      Apa saja Aspek-Aspek Pengorganisasian Pesantren Tradisional.

C.    Tujuan

1.      Menjelaskan  cakupan adminstrasi  pesantren tradisional.

2.      Menjelaskan Aspek-Aspek Pengorganisasian Pesantren Tradisional.

Pembahasan

A.    Cakupan Administrasi Pesantren

1.      Organisasi

Dalam administrasi pesantren, organisasi yang solid, sangat diperlukan, bila organisasi dalam pesantren itu baik, maka jelas segala kewajiban dan tugas � tugas pengurus niscaya akan terselesaikan dengan baik, serta interaksi antar pengurus akan saling menguatkan dan memaksimalkan program kerja yang telah direncanakan dan diperjelas pembagian tugasnya (Job Discription), dengan demikian sistematika kerja pengurus jelas dan produktif.

2.   Management

Manajemen yang dilakukan pesantren AL FALAH meliputi bagaimana caranya menggerakkan satu sektor; lini atau bagian lainnya. Dengan berbagai cara tempuh secara continue; itiqomah mengaplikasikan beberapa fungsi manajemen yang ada, antara lain menurut George Therry dalam Principle Management dengan fungsi POAC (Planning, Oraganizing, Actuating, and Controlling). Namun masih terbuka menggunakan beberapa fungsi management menurut beberapa ahli. Dikandung maksud semua program yang telah dirancang-bangun dan disepakati bersama, dapat terlaksana, terlebih mencapai hasil maksimal (Goal Oriented).

3.      Keuangan

Apapun itu bentuk gerak, kegiatan, program dan lain � lain, pastilah tidak lepas dengan keuangan (financial), namun pada dasarnya keuangan bukan modal dasar orang melakukan aktivitas sehari � hari. Akan lebih baik jika suatu organisasi memiliki keuangan yang jelas, begitu pula dengan pesantren. Keuangan tersebut dialokasikan untuk biaya operasional guna perbaikan sarana dan prasarana, pembangunan fisik dan non fisik.

4.   Surat Menyurat

Sarana komunikasi yang mengandung pesan � pesan resmi pesantren, tertulis diatas kertas khusus untuk keperluan pesantren.

B.     Aspek-Aspek Pengorganisasian Pesantren

1. Struktur Organisasi. Secara tradisional, struktur organisasi dipandang sebagai suatu jaringan tempat mengalirnya informasi. Dalam hubungannya dengan komunikasi akan terjadi; 1). instruksi dan perintah untuk dikerjakan atau tidak dikerjakan dari seseorang kepada orang yang berada di bawah hirarkinya langsung dan 2). laporan, pertanyaan, permohonan, selalu dikomunikasikan ke atas melalui rantai komando dari seseorang kepada atasannya langsung. Pada umumnya pondok pesantren telah memiliki struktur organisasi yang menggambarkan arus interaksi personal serta hubungan satuan pekerjaannya. Bagan struktur umumnya berbentuk piramid, yakni bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari atas ke bawah, atau sebaliknya. Bagan piramid merupakan bagan yang lazim dipakai berbagai organisasi, sebab sifatnya yang sederhana dan mudah dibuat.
2. Koordinasi. Koordinasi adalah proses mengintegrasikan sasaran-sasaran dan aktivitas dari unit kerja yang terpisah agar dapat merealisasikan  sasaran organisasi secara efektif. Di sinilah pentingnya komunikasi sebagai kunci dari koordinasi yang efektif.
3. Wewenang, Tanggung Jawab dan Pelaporan. Wewenang adalah hak memerintah atau berbuat. Hak ini muncul kerana kedudukan formalnya dalam organisasi.  Seorang pimpinan memiliki wewenang yang didelegasikan kepada bawahannya. Sedangkan tanggung jawab merupakan kewajiban bawahan yang telah diberi tugas oleh atasannya melaksanakan kegiatan-kegiatan. Tanggung jawab tercipta dengan diterimanya tugas tersebut. Namun demikian, baik pimpinan maupun bawahan bertanggung jawab terhadap tugasnya masing-masing. Dengan demikian, tanggung jawab pada dasarnya tidak dapat didelegasikan. Selain bertanggung jawab, bawahan juga berkewajiban memberikan laporan terhadap pelaksanaan tugasnya. Pada umumnya, pondok pesantren telah memiliki  struktur organisasi yang menggambarkan wewenang dan tanggung jawab bagi personalia organisasi pondok pesantren. Sementara itu, sistem pelaporan dari pelaksanaan tugas dilakukan secara formal  melalui rapat berkala maupun infomral dan insidental.
4. Pendelegasian dan Desentralisasi. Delegasi bermakna pelimpahan wewenang formal dan tanggung jawab kepada seseorang atas pelaksanaan aktivitas tertentu. Biasanya pendelegasian ditunjang oleh unsur motivasi  dan komunikasi yang baik  untuk membantu pimpinan melaksanakan tugas pokoknya. Pendelegasian ini tentunya memerlukan persyaratan, yaitu 1). Spesifikasi tugas dan 2). Kesamaan fungsi dan rentang manajemen. Pada umumnya di pondok pesantren pendelegasian pada bidang pekerjaan formal relatif jarang dilakukan. Yang sering terjadi adalah pendelegasian untuk urusan-urusan informal, seperti menghadiri undangan dan hal-hal yang bersifat insidental. Selain pendelegasian, terjadi pula desentralisasi wewenang disebabkan; 1). orang cenderung ingin bebas mengambil keputusan; 2). dinamika usaha memerlukan putusan cepat; 3). makin bertambahnya orang yang berkemampuan mengelola organisasi; dan 4). teknik pengawasan berkembang dengan cepat.
5. Pengawasan. Apabila diperhatikan pada struktur organisasi pondok pesantren tergambar rentang atau tingkat pengawasan. Misalnya, masing-masing bidang pekerjaan di kepalai/dikoordinir oleh seseorang dan dibantu beberapa staf. Kepala atau koordinator senantiasa melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan stafnya.
6. Inovasi dan Perubahan.  Pada prinsipnya sumber inovasi terdiri atas  faktor internal, meliputi a). kejadian atau hasil yang tidak diharapkan; b). keganjilan, keanehan, dan ketidakpastian; c). kebutuhan prosen; d) perubahan yang tidak diharapkan dalam industri/struktur pasar. Sedangkan faktor eksternal, yakni perubahan penduduk, perubahan persepsi dan pengetahuan baru. Pada umumnya, inovasi yang terjadi di pondok pesantren berkaitan dengan kurikulum.